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关于在科及科以下人员聘任中明确兼职档案员及岗位职责的通知

各部门(单位)、各院(系):
    根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等法律法规要求,高等学校应建立和完善归档制度,档案管理工作必须执行 “三纳入、四同步”的法规,即:档案工作纳入学校及部门工作计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的岗位职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作;以确保每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料保存。
    根据文件精神,学校将建立和完善“机关部门(单位)归档工作网络”和“院系归档工作网络”,并采取措施加强对这两个工作网络的管理和建设,以确保全校档案管理工作的有序开展。为此,要求各部门、各院系在本次科及科以下人员聘任过程中,将本单位档案管理工作纳入工作计划,落实到岗位职责中,明确兼职档案员,确定分管负责人,并将本单位档案管理工作作为年度考核和岗位考核的内容。
    兼职档案员原则要求责任心强的党员、干部担任,其岗位职责如下:
    1. 认真学习国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度;
    2. 根据学校档案馆制发的各门类档案案卷类目,做好预立卷工作;
    3. 负责本部门(单位)文件材料的形成、积累和整理、立卷、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统、规范,并按规定时间向校档案馆办理档案移交手续;
    4. 按规定做好本部门(单位)电子文档、声像、图片及实物类档案材料的搜集、积累和归档工作;
    5. 积极参加档案业务学习和培训,不断提高档案工作水平;
    6. 主动接受学校档案馆的业务指导和督促、检查;
    7. 注意做好文件材料的安全保密工作。

    学校不久将出台《南京师范大学档案馆建设规划》,推进档案信息化建设,强化档案工作为学校中心工作服务的职能;修订并出台《南京师范大学档案业务建设规范与档案管理规章制度》《南京师范大学各类档案管理细则》等文件;完善管理模式,采取统一管理和分级管理相结合模式加强对全校档案工作的管理,即:按照档案法规和上级文件要求需长期和永久保存的档案归学校档案馆统一保管和利用,按规定无需长期和永久保存的档案由档案生成职能部门或院系暂时保管和利用,业务上接受档案馆指导。
    本通知要求各部门(单位)、各院系在这次科及科以下人员聘任前明确将“兼职档案员岗位职责”考核工作量纳入相关人员的岗位职责,以便开展下一步工作;同时严格挑选责任心强、工作细心的同志担任兼职档案员。请各部门(单位)、各院系务必配合做好这项工作,待人员到岗后将兼职档案员名单报学校档案馆。
    特此通知

档案馆
二OO四年三月九日

发布时间:2004/03/11