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关于做好2013届毕业研究生学位档案归档工作的通知


各学院:
研究生学位档案是反映学校教学质量和学术水平的一个重要内容。为规范研究生学位档案管理,切实做好研究生学位档案的归档工作,根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规要求,现将本年度学位档案归档工作的有关事项通知如下。
一、归档要求
1、研究生学位档案是学校重要的档案资源,必须按学位档案的归档范围在规定的时间内整理完毕,如数移交学校档案馆。
2根据国家与学校有关档案工作规定,研究生学位档案材料整理,实行承办人立卷制度,即谁形成的材料,谁负责立卷。研究生学位档案原则上由研究生秘书负责归档立卷。(研究生人头档案不属研究生学位档案管理范围,应由各院研究生辅导员负责此项工作。)
3、归档的研究生学位档案必须是原件。归档材料中需要加盖印章或签字的必须是红印和亲笔签字。归档的研究生学位材料内,需粘贴相片的位置必须贴上符合要求的相片。 
4、归档的学位文件材料必须字迹工整、清晰,使用符合档案要求的书写材料,如碳素、蓝黑墨水;计算机打印的材料必须是激光打印。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色笔、纯蓝色墨水笔和色带打印、喷墨打印等不耐久材料。
5、研究生学位归档材料以卷为单位,每位研究生的学位归档材料为一卷。归档的研究生学位材料的案卷号,请各学院按培养类型不同分别归档,每一类中分专业按学号顺序排列,博士生在前,硕士生在后,上年遗留学生的档案放在当年毕业生之后。
6、2013年以前未归档的档案,按要求分年度整理好一并归档。
二、归档范围
1、学生培养计划
2、学位申请书(含学生成绩、论文答辩会议记录和决议书等)
3、学位申请书附件(论文评语、论文评阅书等)
4、学位论文送审表
5、论文摘要(中英文)
6、论文正本1本
7、论文保密申请表
8、学生在校科研成果(目录打印稿或复印件)。
(注:以上8个方面材料必归的是第2、3、4、5、6共五个方面。)
三、整理程序
1、排列卷内文件的次序。卷内文件的件号按归档范围的编号顺序依次排放。
2、在每件文件的右上角盖上归档章。归档章内填写年度、件号、本件的页数。如图:
年         度
类 号JX12.50/xx
卷         号
XX
件        号
页         数
归档章整理前到档案馆综合部领取,整理完后随同档案一起交到档案馆。
3、把单页档案按件装订好。
4、填写卷内目录。目录要求输入档案馆的档案管理系统。
5、填写备考表。“立卷人”处填写整理人姓名,“检查人”应由学校研究生部学位管理负责人签字。
6、按要求整理好,填写移交清单,一式三份,一份留存各学院,一份交档案馆,一份交研究生部。
三、各学院整理、移交档案时间:
11月18日-11月30日 公管院、生科院、教科院、文学院、金女院、国教院
12月1日-12月10日 社发院、外文院、新传院、化科院、电院、计算机学院
12月11日-12月20日  物科院、数科院、法学院、商学院、地科院、心理学院
12月21日-12月30日 音乐学院、美术学院、体育学院、能源学院、教师教育学院
四、各学院归档整理的联系人:
李世蓓负责:公管院、学院、社发院、电院、物科院、商学院、音乐学院、能源学院、
朱伟文负责:生科院、金女院、外文院、化科院、数科院、地科院、美术学院、体育学院、
刘一颖负责:教科院、国教院、新传院、计算机学院、法学院、心理学院、
教师教育学院
计算机输入指导:刘一颖、朱伟文
五、档案验收移交
1、档案移交时,交接双方当面检查,档案馆按单位立卷归档要求进行验收,不符合要求的退回归档单位重新整理,合格后方可办理移交手续。
2、立卷单位移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式两份, 经交接双方签字后各留一份备查。移交清单可从档案馆网站档案管理系统中获取。
3、档案移交地点:厚生楼439室,联系电话:85891077。
   六、业务培训
为进一步规范档案基础工作,档案馆特举办2013年第二期档案业务培训。培训人员为各院系研究生秘书,培训时间为2013年11月12日(星期二)下午2: 15,地点:厚生楼239。
   由于学位归档材料数量多,整理、计算机录入信息等工作量大,所以,务请各学院分管领导高度重视这项工作,支持兼职档案员(研究生秘书)工作,创造必要条件,确保工作所需时间、经费,按照档案馆制定的时间区段,做好归档工作。 
 
档案馆、研究生院
2013年11月8日

发布时间:2013/11/08