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关于做好2013届毕业研究生学位档案归档工作的通知


各学院:
研究生学位档案是反映学校教学质量和学术水平的一个重要内容。为规范研究生学位档案管理,切实做好研究生学位档案的归档工作,根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规要求,现将本年度学位档案归档工作的有关事项通知如下。
一、归档要求
1、研究生学位档案是学校重要的档案资源,必须按学位档案的归档范围在规定的时间内整理完毕,如数移交学校档案馆。
2根据国家与学校有关档案工作规定,研究生学位档案材料整理,实行承办人立卷制度,即谁形成的材料,谁负责立卷。研究生学位档案原则上由研究生秘书负责归档立卷。(研究生人头档案不属研究生学位档案管理范围,应由各院研究生辅导员负责此项工作。)
3、归档的研究生学位档案必须是原件。归档材料中需要加盖印章或签字的必须是红印和亲笔签字。归档的研究生学位材料内,需粘贴相片的位置必须贴上符合要求的相片。 
4、归档的学位文件材料必须字迹工整、清晰,使用符合档案要求的书写材料,如碳素、蓝黑墨水;计算机打印的材料必须是激光打印。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色笔、纯蓝色墨水笔和色带打印、喷墨打印等不耐久材料。
5、研究生学位归档材料以卷为单位,每位研究生的学位归档材料为一卷。归档的研究生学位材料的案卷号,请各学院按培养类型不同分别归档,每一类中分专业按学号顺序排列,博士生在前,硕士生在后,上年遗留学生的档案放在当年毕业生之后。